Q. Le voyage repose sur un projet pédagogique établi par l’enseignant, soutenu par sa hiérarchie.

Les voyages scolaires  participent à la mission éducative des établissements et s’inscrivent dans les axes du projet d’établissement. Les nombreux bénéfices retirés par les élèves de ces expériences pédagogiques doivent inciter les établissements à organiser ces déplacements. Afin de faciliter leur organisation, certaines modalités d’organisation devant être observées.

Q. Les professeurs doivent-ils payer leur séjour ?

Les frais engagés par le séjour des accompagnateurs, y compris les bénévoles constituent des dépenses de fonctionnement de l’établissement. Ils ne peuvent en aucun cas être financés, même indirectement, par les contributions des familles.

Q. Quelles sont les démarches administratives à accomplir ?

Les sorties scolaires sont placées sous l’autorité du chef d’établissement qui est le seul à pouvoir prendre la décision d’en autoriser l’organisation. Le conseil d’administration doit en approuver la programmation annuelle et les modalités financières.

Une sortie scolaire peut être :

  • obligatoire, quand il s’agit d’une sortie inscrite dans les programmes officiels et se déroulant pendant les horaires prévus dans l’emploi du temps de l’élève. Les sorties obligatoires sont gratuites et donc entièrement prises en charge par l’établissement.
  • facultative, si elle s’inscrit plus largement dans le cadre de l’action éducative de l’établissement et se déroule pour tout ou partie pendant le temps scolaire. Les voyages scolaires sont nécessairement des sorties scolaires facultatives.

Q. Le devis est-il gratuit ?

Oui

Q. Peut-on en demander plusieurs ?

Oui

Q. Sur quelles bases est calculé le devis ?

Nos prix sont calculés sur le nombre précis d’élèves et d’accompagnateurs de façon à vous garantir le tarif le plus juste pour votre groupe.

Q. Yasalem propose-t-elle des réductions ?

Yasalem vous propose plusieurs réductions possibles pour les voyages de 3 jours et plus et pour un minimum de 30 élèves. Les consulter en détail dans la rubrique Préparer son voyage / le budget de votre voyage.

Q. Peut-on modifier son contenu ?

Nos programmes de visites sont entièrement modulables jusqu’à la signature du contrat, Yasalem procédant ensuite aux réservations des visites.

Q. La réservation des visites est-elle payante ?

Yasalem réserve gratuitement les visites (entrées, guidages, activités) de votre programme selon le contrat signé, excepté pour certaines visites exigeant que ce soit l’établissement ou le professeur qui en fasse la réservation pour obtenir la gratuité ou le tarif réduit des entrées. A moins de 30 jours ou après envoi du carnet de voyage, tout changement demandé par l’établissement dans votre programme de visites entraînera des frais de 200 Aed en plus de la réévaluation du budget visites.

Yasalem vous facture le budget total de vos visites en appliquant des frais de gestion de 10% du montant total des visites. Ces frais de gestion couvrent également l’éventuelle augmentation des visites suite à la mise à jour annuelle des tarifs par les musées ou monuments (au-delà de 5% d’augmentation de votre budget visites, il sera cependant mis à jour).

Q. Les sorties des élèves le soir sans encadrement sont-elles autorisées ?

Non s’il s’agit d’élèves mineurs.
Oui si les professeurs encadrent ces sorties, après une demande préalable auprès de notre représentant local.

Q. Ai-je le droit de modifier le séjour une fois sur place ?

En principe non sauf en cas d’événement majeur. Toute modification de visites, tout changement d’horaire, toute annulation de prestation doivent être soumis par téléphone à Yasalem qui se laisse le droit d’accepter ou de refuser la demande. Certains changements sur place peuvent entraîner des frais supplémentaires pour l’établissement.

Q. Quels sont les documents administratifs dont mes élèves ont besoin pour voyager ?

– une carte d’identité ou un passeport en cours de validité et de préférence jusqu’à 6 mois au-delà de la date de retour du voyage.

– il est conseillé au professeur d’être en possession des autorisations individuelles signées par les parents autorisant leur enfant à participer au voyage.

Les élèves étrangers peuvent avoir besoin d’un passeport et d’un visa selon les pays. Pour certains pays, un passeport et/ou un visa sont requis quelle que soit la nationalité. Se renseigner auprès des consulats respectifs ou sur le site du Ministère des Affaires Etrangères. Vous pouvez également pour un voyage en train ou en avion vous adresser à la police aux frontières de la gare ou de l’aéroport de départ. Yasalem n’est en aucun cas responsable des informations communiquées sur les formalités d’entrées pour les élèves ou accompagnateurs.

Q. Qu’est-ce que la carte européenne d’assurance-maladie ?

Elle est délivrée par la Sécurité Sociale dont dépendent les parents et permet le remboursement d’éventuels soins médicaux au retour en France, sur les bases françaises. Elle est à demander quelques semaines avant le voyage par chaque famille auprès de sa caisse d’assurance maladie et est valable 1 an.

Chez le médecin, le pharmacien et dans les hôpitaux du service public, présentez votre carte ou votre certificat provisoire. Grâce à votre carte européenne d’assurance maladie, vos frais médicaux sont pris en charge dans les mêmes conditions que pour les assurés du pays qui vous accueille.

Attention :

Pensez bien aux éventuels vaccins exigés dans certains pays.

Faites remplir la fiche individuelle de santé par les parents.

Q. Option

Contactez Yasalem pour poser une option sur des dates données. Yasalem confirme cette option et vous adresse une facture pour le paiement de l’acompte. Votre voyage est confirmé dès la réception de cet acompte.

Q. Quelles sont les documents nécessaires à la confirmation du voyage ?

Le contrat doit être renvoyé à Yasalem dûment daté, signé et tamponné par le chef d’établissement et accompagné d’un chèque d’acompte ou de la copie du virement bancaire.

Q. À quel moment faut-il payer l’acompte ?

Avant la fin de l’option donnée par Yasalem.

Q. Quel est le montant de l’acompte ?

L’acompte est de 30% du montant du séjour (70% pour toute confirmation à moins de 90 jours du départ) ;
Pour les voyages en avion sur compagnies «low cost» (dont vous serez informés dès le devis), la totalité des frais de transport sera exigée pour premier versement, correspondant à l’acompte, accompagnée du contrat dûment rempli, signé par le chef d’établissement et le professeur responsable du groupe.

Le contrat sera conclu à l’encaissement de votre acompte. En cas de non-respect des échéances de paiement, Yasalem se réserve le droit de facturer les intérêts éventuels de retard au taux en vigueur.
Toute modification des prestations et donc du prix du voyage fera l’objet d’un avenant au contrat signé des deux parties.

Q. Peut-on étaler les paiements ?

Nous vous proposons un échéancier des paiements mais nous pouvons l’adapter à vos besoins.

• acompte de 30% du montant du séjour (70% pour toute confirmation à moins de 90 jours du départ) ;
• second versement de 40% (pour les séjours confirmés à plus de 90 jours du départ) ;
• solde de 30% majoré des options éventuelles souscrites par l’établissement, à réception du carnet de voyage permettant la réalisation du voyage.

Q. Peut-on régler par carte bancaire ?

Non.

Q. À quel moment paye-t-on le solde ?

Pour les établissements privés : un mois avant le voyage. A réception, ActivStudy vous envoie alors le carnet de voyage et la facture acquittée.

Q. Autre(s) service(s) proposé(s) par Yasalem ?

Sur simple demande, Yasalem vous envoie des badges pour les élèves d’école primaire.

Q. Si le nombre de personnes diminue entre la confirmation du voyage et la date du voyage, que se passe-t-il?

L’annulation individuelle d’un participant au voyage, après la signature du contrat, doit être notifiée par écrit à Yasalem.

Dans le cas de plus de trois annulations individuelles dans le même groupe, Yasalem se réserve le droit de recalculer le tarif en fonction de l’effectif réel des participants au voyage.

Chaque participant individuel annulé entraînera la facturation de frais dans les conditions suivantes (excepté pour les vols sur les compagnies low cost) :

  • du moment de l’inscription à plus de 30 jours avant le départ : retenue de 25 % du prix total individuel
  • entre 30 et 16 jours : retenue de 50 % du prix total individuel
  • entre 15 et 8 jours : retenue de 75 % du prix total individuel
  • moins de 8 jours avant le départ : retenue de 100 % du prix total individuel

Toute absence d’un participant au départ du voyage pour quelque raison que ce soit ou toute annulation non confirmée par écrit sera considérée comme une annulation à moins de 8 jours du départ.

Les transports en avion et en train sont exclus du barême de remboursement ci-dessus ; des pénalités en cas d’annulation sont prévues par chaque compagnie. Nous vous enverrons leurs conditions à la réception du contrat.

Q. Pour un voyage de dernière minute, comment fait-on ?

En cas de réservation tardive, les procédures sont accélérées : nous vous répondons très vite, avec une option très courte et une demande d’acompte de 70 % du montant total pour confirmer le voyage.

Vous devez nous fournir les éléments suivants en cas de voyage de dernière minute :

  • le contrat de réservation dûment daté, signé et tamponné par votre chef d’établissement
  • un acompte de 70 % (solde avant le départ)
  • la confirmation définitive du programme du séjour
  • le nombre définitif de participants (nombre de filles/garçons/hommes et femmes)
  • la liste des noms et prénoms de chaque participant
  • la liste des éventuelles allergies alimentaires, régimes particuliers, etc.

Q. Comment Yasalem est-elle assurée ?

Tous nos devis incluent une assurance de responsabilité civile Yasalem et une assurance individuelle assistance, bagages, rapatriement pour tous nos participants.

Q. Peut-on déduire le montant de l’assurance rapatriement du prix ?

Non, car nous avons une assurance rapatriement globale pour tous nos groupes en même temps que notre responsabilité civile.

Q. Si le groupe prend l’assurance-annulation, qu’est-ce que cela couvre exactement ?

Vous avez la possibilité de souscrire une assurance-annulation pour les participants et pour le groupe. Ces assurances doivent être souscrites par l’ensemble du groupe et réglées en même temps que l’acompte de 30 % ou 70% (au minimum 45 jours avant le départ pour les groupes qui réservent leur séjour tardivement).

Ces assurances couvrent les événements avant l’heure de départ ou de rendez-vous. Elles ne s’exercent pas au cours du voyage.

En cas d’annulation, le montant de l’assurance n’est jamais remboursé.

Assurance Annulation Participants (A)

Modalités d’application :
Toute annulation, dans le cadre de l’assurance annulation des participants, doit être communiquée à Yasalem par écrit le jour même incluant le certificat justificatif de l’annulation.

La garantie s’exerce exclusivement dans les cas d’annulation suivants :

  • Une maladie grave, un accident corporel grave ou un décès, survenu après l’inscription, de l’assuré, de son conjoint ou concubin, de leurs ascendants ou descendants jusqu’au 2ème degré, de son beau-père, sa belle-mère, de ses gendres, belles-filles, de ses frères, soeurs, beaux-frères, belles-soeurs ou par une maladie nécessitant des traitements psychiques ou psychothérapeutiques y compris les dépressions nerveuses ayant entraîné une hospitalisation minimum de 3 jours consécutifs au moment de la date d’annulation de votre voyage.
  • La maladie, l’accident, leur rechute ou aggravation devra être survenu après la date d’inscription au voyage. L’annulation pour le décès d’un proche parent, jusqu’au 2ème degré, ne sera prise en compte que si le décès a eu lieu dans le mois précédant le départ.
  • Licenciement économique de l’Assuré ou celui de son conjoint à condition que la procédure soit engagée après l’inscription au voyage.

Exclusions
Sont exclues de son champ d’application les annulations pour punition suite à de mauvais résultats scolaires ou comportementaux ou les convocations inopinées à un concours ou à un examen. Elle ne couvre pas les séjours dont la totalité n’a pas été réglée dans les délais, la non-obtention de visa, l’absence de papiers d’identité au moment du départ.

Assurance Annulation Groupe (B) extension attentats

Modalités d’application : 
toute annulation, dans le cadre de l’assurance annulation Groupe, doit être communiquée à Yasalem par courrier recommandé le jour même incluant le certificat justificatif de l’annulation.

La garantie s’exerce exclusivement dans les cas d’annulation suivants :

  • Interdiction d’accès ou évacuation des gares ou aéroports permettant d’effectuer le voyage, à la suite d’une décision des autorités publiques en raison de circonstances mettant en péril la sécurité des personnes ou des biens.
  • Impossibilité totale d’accès aux lieux de destination de voyage en raison d’un événement naturel de caractère et d’intensité exceptionnels rendant toute circulation impossible.
  • Grèves empêchant le déroulement de la manifestation.
  • Emeutes, mouvements populaires.
  • Deuil national décrété dans le pays où se tient la manifestation.
  • Epidémies, épizooties.
  • Fermeture administrative totale de l’établissement scolaire décidée par une autorité gouvernementale  au moins 10 jours avant la date des voyages assurés et encore en application au moment du voyage.

Pourquoi ne pas inclure directement dans le prix de base, l’assurance-annulation ?

C’est interdit par la loi ; cela doit rester une prestation optionnelle/facultative.

Quels risques couvre « l’assurance individuelle de chaque participant (rapatriement sanitaire inclus) »?

LA RESPONSABILITÉ CIVILE EST ASSURÉE PAR TOKYO MARINE EUROPE INSURANCE, contrat n° _____. Cette assurance couvre les dommages corporels et matériels subis par les participants ainsi que leur responsabilité civile à l’égard des tiers, dès lors que ceux-ci ne sont pas couverts par un contrat d’école ou d’établissement.

Nous vous enverrons sur simple demande une fiche informative sur les garanties couvertes par cette assurance et la conduite à tenir en cas d’accident.

Q. Hébergement collectif. Quelles sont les spécificités des auberges de jeunesse ?

Vos élèves seront hébergés en hébergement collectif  hôtels ou en auberges de jeunesse.

Q. Les hébergements proposés pour les écoles primaires sont-ils agréés ?

Bien sûr. Nous ne travaillons qu’avec des établissements agréés

Q. Les paniers-repas : leur contenu ?

Les paniers-repas ne sont pas des plateaux-repas mais des pique-niques de base ; ils comprennent une boisson, deux sandwiches et un fruit. Leur contenu peut se répéter tout au long du séjour. Pensez à d’autres modes de restauration rapide : caféterias, saladeries, Mac Do.

Q. Puis-je demander des régimes alimentaires particuliers ?

Toute allergie importante ou régime alimentaire sérieux doit nous être communiqué au plus tard 30 jours avant le départ. Tout protocole d’allergie ou régime alimentaire sévère devra nous être communiqué dans la langue du pays de destination du voyage scolaire, Yasalem le fera suivre au correspondant local pour acceptation.

Yasalem se réserve le droit de refuser un élève par principe de précaution. En cas d’acceptation, seuls les parents de l’élève concerné restent responsables et ne pourront en aucun cas mettre en cause les correspondants locaux, Yasalem ou tout autre prestataire partenaire du voyage.

Par ailleurs, un coût supplémentaire pourra être facturé selon la destination.
Enfin, dans le cas où un élève aurait besoin d’être accompagné d’un AVS, le devis est recalculé sur mesure en fonction des conditions nécessaires d’hébergement.

Q. Peut-on adapter les repas selon la religion ou le pays d’origine d’un groupe ?

Oui dans la mesure où nos prestataires l’autorisent.

Q. Y a-t-il des ceintures dans vos autocars ?

Oui. Elles sont obligatoires dans les autocars construits après 2001.

Q. Peut-on utiliser l’autocar en soirée après une journée d’excursions ?

Il faut respecter la législation en matière de transport de personnes.

Q. Pourquoi demander une liste des participants pour les voyages d’une journée ?

Parce qu’il est important pour les assurances qu’un transporteur connaisse le nombre et les noms de ses passagers.

Q. Les repas et le logement du chauffeur sont à la charge de qui ?

Yasalem prévoit dans votre devis la prise en charge des frais d’hébergement et de restauration de votre ou vos chauffeur(s). Vous n’avez rien à débourser pendant le voyage.

Q. Les frais de parking, d’autoroutes sont à la charge de qui ?

Yasalem prévoit dans le calcul de votre devis tous les frais afférant au voyage en autocar. Vous n’avez rien à débourser pendant le voyage.

Q. Et si le groupe veut se charger du transport, est-ce possible?

Oui. Deux cas peuvent alors se présenter :

  1. la compagnie d’autocar s’occupe de l’hébergement et des repas de son chauffeur, auquel cas ces frais sont facturés au groupe directement par la compagnie d’autocar ;
  2. le chauffeur voyage dans les mêmes conditions que le groupe, auquel cas nous incluons ces frais dans le prix global du séjour.

Q. Est-ce que vous vous chargez des réservations de trains pour les groupes ?

Oui : nous réservons les places dans les trains de toutes les compagnies et émettons les billets nous-mêmes, ce qui vous permet de n’avoir qu’un seul contact pour tout votre voyage.

Q. Et si nous annulons des places ?

En cas d’ annulation de billets, des pénalités s’appliquent : de 30 à 2 jours avant le départ : retenue de 10% ; un jour avant le départ : retenue de 100%. Pour les billets « promenade d’enfants » (moins de 3 jours et moins de 15 ans) retenue de 10% jusqu’à 2 mois après le voyage. Si le jour du voyage vous avez moins de passagers que prévu, il faut en avertir le contrôleur dès la montée dans le train.

Q. Pouvez-vous réserver des billets d’avion ?

Oui : nous réservons les places dans les trains de toutes les compagnies et émettons les billets nous-mêmes, ce qui vous permet de n’avoir qu’un seul contact pour tout votre voyage.

Q. Pourquoi le tarif « groupe » est-il plus élevé que le tarif « individuel » en avion ?

Lorsque vous cherchez des tarifs de vols sur Internet sur des moteurs de recherche, ils affichent les tarifs individuels dans la classe tarifaire la plus basse, mais il n’y a jamais assez de places à ces tarifs pour les groupes. Pour avoir la certitude que tout le groupe voyage sur le même vol, il faut réserver tout le monde ensemble et alors on obtient une tarification moyenne.

Q. Est-ce que vous utilisez des compagnies aériennes low cost ?

Oui, nous travaillons avec les plus importantes, lorsque vous partez de province et vers des destinations bien desservies par ces compagnies.

Q. Quels sont les avantages de voyager sur des compagnies low cost ?

Les prix bien sûr, la souplesse d’utilisation, la fréquence des vols. Attention toutefois : les repas et boissons à bord ne sont pas inclus dans le prix pour un vol à bas prix.

Q. Comment ça fonctionne ?

Vous nous interrogez sur la disponibilité de ces vols à des dates données avec un choix de plusieurs dates ; nous vous fournissons un tarif valable au jour où nous interrogeons la compagnie. Si le prix vous agrée, il faudra nous envoyer immédiatement la somme requise en même temps que la liste des passagers avec noms et prénoms, dates de naissance (selon les compagnies et la destination : également les numéros de passeports ou de cartes d’identités et dates de validité). Nous effectuons la transaction sur internet aussitôt et vous confirmons les places.

Nombre de personnes

À nous signaler au plus tôt à l’aide d’une liste dactylographiée. Après réservation sur compagnie low cost, tout changement de nom est payant, toute annulation est soumise à des pénalités financières. Il est donc indispensable que l’orthographe de chaque nom et prénom soit vérifiée et qu’il corresponde au nom et prénom indiqués sur la carte d’identité ou le passeport.

Bagages

Un bagage en soute est payant sur les vols low cost selon les compagnies, compris sur les compagnies régulières.

Frais de gestion

Yasalem prend 15% sur le montant des vols pour assurer les réservations et le suivi de vos vols.

Q. Peut-on emmener un participant en fauteuil roulant ?

Bien sûr, mais il faut nous prévenir bien à l’avance pour que tous les intervenants (transport, hébergement, visites, etc) nous donnent leur accord. Nous préciser la nature du handicap, le type de fauteuil, si l’élève doit avoir une chambre seule ou avec un adulte, etc.

Q. Les structures d’accueil, les musées, les autocars, utilisés pour vos séjours sont-ils adaptés pour des personnes handicapées ?

Nous recherchons les structures les mieux adaptées et vous les proposons si elles existent.

Q. Faites-vous voyager un groupe entier de personnes handicapées ?

Oui bien sûr. Il faut simplement nous contacter suffisamment à l’avance pour trouver toutes les structures adaptées.